Оптимизация

Когда требуется услуга по оптимизации печатного оборудования

Стоит задача сокращения затрат на печать
Требуется упрощение управления парком техники
Неудовлетворенность уровнем сервиса: неравномерная нагрузка на устройства —часть техники перегружена, а часть недогружена
Организация/реорганизация офиса или переезд в новый офис

Проблемы, с которыми сталкиваются IT-специалисты

Закупка и прогнозирование расходных материалов и запасных частей

Довольно сложный процесс, который требует точного прогноза на полгода — год и включает в себя определение необходимого количества и качества расходных материалов и запасных частей, управление их номенклатурой

Ограниченный бюджет

Парк техники пополняется устройствами различных производителей, растут расходы на обслуживание и запчасти, пользователям требуется обновление устаревших моделей

Постоянные заявки пользователей

До половины заявок, поступающих в IT-отдел от пользователей, приходится на техническую поддержку печати.

Большие склады неликвида

Приходится хранить расходные материалы и запасные части, которые никогда не понадобятся

Установка программного обеспечения

Различные модели принтеров и МФУ требуют установки своего ПО. Таким образом, при замене одного устройства, требуется установка драйвера на несколько рабочих мест, что значительно повышает трудозатраты сотрудников IT-службы

Адаптация сотрудников к новому интерфейсу

Установка нового МФУ вызывает затруднение пользователей — необходима инструкция по сканированию, копированию и печати документов

Избыток оборудования

Все понимают, что оборудования больше, чем необходимо, однако поступают заявки от пользователей на закупку техники, которые очень часто удовлетворяются

Поможем решить проблему — оптимизируем парк печатной техники

Проведем аудит

Оценим текущее состояние парка техники, прорисуем схемы и планы расположения устройств и рабочих мест

Организуем подключение устройств по сети

Подключим мониторинг принтеров, автоматизируем процесс управления

Сократим количество устройств

Порекомендуем какие принтеры можно убрать (не используемые, дорогие в обслуживании, не сетевые, с уникальными картриджами)

Унифицируем парк техники

Пропишем политику, которая позволит покупать одни и те же бренды и модели устройств на разные участки (отделы), а также выбрать лучшее оборудование из существующего

Определим политику печати

Правила, по которым закупается новая техника, каким пользователям выдается доступ к соответствующим функциям и на каком расстоянии от них устанавливается. Эти правила учитывают малейшие детали и не допускают разрастания парка техники

Заказать бесплатный аудит

Примеры реализации оптимизации по отраслям

Оптимизация крупного офиса

(бэкофис, административный персонал, без клиентов)

Сокращаем количество устройств в 10 раз
Максимальная экономия — до 70%
Это наиболее выгодная оптимизация, т.к. бизнес-процесс выстраивается таким образом, что пользователи получают возможность отложенной печати, которая сокращает количество ошибочно напечатанных документов.
Вместо большого количества персональных устройств ставим несколько производительных и настраиваем печать по картам

До

Количество устройств: 300 персональных и групповых МФУ

Объем печати: 300 000 страниц/мес

Количество сотрудников: 1000 человек

Здание: 5 этажей

После

После оптимизации: 20 производительных МФУ, расположенных в коридорах

Печать по картам

До

Количество устройств: 12

Объем печати: 12 000 стр/мес.

Количество сотрудников: 25 человек

После

После оптимизации: 7 более производительных сетевых МФУ

Офис по работе с клиентами

(банки, страховые компании, любой другой офис по работе с клиентами)

Количество устройств сокращается, но вместо 2-3 небольших принтеров устанавливается более производительная техника. При этом сохраняются правила работы с клиентами: принтер остается в зоне доступа сотрудника, в кассе, устанавливается МФУ в зоне работы с юридическими и физическими лицами. В обязательном порядке предусмотрено запасное устройство на офис.
Без вреда производительности сотрудников и без нарушения правил работы с клиентами количество техники удается сократить на 30%

Зона массовой печати

(зона отгрузки готовой продукции)

Сокращение количества устройств возможно за счет установки более производительной техники, обязательно предусмотрено резервирование

До

Количество устройств: 4 принтера + 2 резервных устройства

Объем печати: 40 0000 стр/мес.

Количество сотрудников: 4 человека

После

После оптимизации: 2 более производительных устройства и 1 резервное

После

Количество устройств: 60

Объем печати: 60 000 стр/мес.

Количество сотрудников: 150 человека

После

После оптимизации: 30 принтеров

Цех промышленного предприятия

(производственное помещение)

В каждый кабинет, расположенный в производственной зоне, устанавливается одно сетевое монохромное МФУ на 5-7 сотрудников и одно полноцветное устройство на общую зону с возможностью печати по картам
Количество устройств удается сократить в 2-3 раза

Преимущества оптимизации парка печатной техники

Новые высокопроизводительные принтеры — более скоростная, производительная и удобная печать
Установка системы управления печатью (СУП) — интуитивно понятный пользовательский интерфейс, сканирование одной кнопкой, автоматизация работы с документами
Оригинальные расходные материалы — повышение отказоустойчивости, сокращение количества обращений пользователей в техническую поддержку
Экологично — сокращается выброс вредных веществ в окружающую среду
Выгодно — экономия денег и ресурсов компании